Étude de cas Gumption pour la solution GoBeyond Supplier Invoicing de TheValueChain

Points clés

• Traitement entièrement intégré des factures PEPPOL et PDF avec imputation automatique dans SAP Business ByDesign, supprimant toute intervention manuelle.
• 1.800 factures fournisseurs automatisées par mois, générant un gain de temps significatif et un retour sur investissement attendu en moins de deux ans.
• Conforme à l’obligation PEPPOL en Belgique et prêt à répondre à l’extension des exigences de facturation électronique en Europe.

À propos du groupe Gumption

Basé en Belgique, le groupe Gumption est un interlocuteur unique pour l’innovation appliquée, combinant idées audacieuses et technologies éprouvées afin de produire des résultats concrets. Avec plus de 800 collaborateurs et 15 entreprises complémentaires réparties dans cinq pays européens, Gumption offre une vision à 360° de la transformation numérique et se concentre sur des solutions pragmatiques avec un retour sur investissement rapide.

Le défi

Depuis janvier 2026, l’envoi et la réception de factures via PEPPOL sont devenus obligatoires en Belgique. Si Gumption pouvait déjà envoyer des factures PEPPOL via SAP Business ByDesign, leur réception et leur traitement efficaces restaient un défi.

Bien que les factures PEPPOL contiennent des données structurées telles que le numéro et la date de facture, ces champs n’étaient pas automatiquement intégrés dans le système. L’équipe financière devait encore encoder et vérifier manuellement les données, ce qui ralentissait le traitement et augmentait le risque d’erreurs.

Parallèlement, Gumption utilisait un outil OCR pour traiter les factures PDF reçues par e-mail. Les PDF n’étant pas structurés comme les factures PEPPOL, la précision de reconnaissance variait, nécessitant des contrôles et rapprochements manuels supplémentaires pour garantir l’exhaustivité.

Même si des règles d’affectation automatisées existaient pour les fournisseurs récurrents, le processus global restait chronophage. Avec l’extension de PEPPOL à travers l’Europe, Gumption avait besoin d’une solution capable de rationaliser le traitement des factures tout en s’intégrant parfaitement à SAP ByDesign.

Benjamin Kindt, Excellence Partner Finance and Digital Transformation chez Gumption, explique : « Nous avions besoin d’une solution capable d’automatiser réellement le traitement des factures et de nous garantir que ce que nous recevons est correctement comptabilisé dans SAP. »

La solution

Gumption a choisi GoBeyond Supplier Invoicing de TheValueChain, une solution de gestion des factures fournisseurs (SIM) offrant un workflow entièrement intégré et automatisé.

Les factures reçues via PEPPOL ou sous forme de pièces jointes au format PDF sont traitées dans le SIM et automatiquement interfacées dans SAP Business ByDesign. Le système intégré détecte ensuite d’éventuels doublons de factures lorsque des versions PEPPOL et PDF sont reçues simultanément.

Une fois un fournisseur configuré, les factures sont automatiquement imputées aux bons comptes. Lorsqu’elles sont entièrement reconnues, elles sont directement intégrées dans SAP Business ByDesign sans intervention de l’équipe finance. Résultat : une précision accrue, un traitement plus rapide et une réduction significative de la charge de travail manuelle.

Gumption traite environ 1.800 factures fournisseurs par mois. Auparavant, chaque facture nécessitait environ 30 secondes de traitement. Grâce à l’automatisation, les factures entièrement reconnues ne nécessitent plus aucune intervention manuelle. Ces gains de temps se traduisent par une amélioration significative de l’efficacité et un impact financier mesurable.

Malgré un périmètre de projet élargi, incluant l’intégration au réseau PEPPOL, l’investissement devrait être amorti en moins de deux ans grâce aux économies opérationnelles.

Benjamin souligne : « Le projet est passé de la phase de lancement à la mise en service en moins de trois mois, avant même l’échéance de janvier 2026. La solution prend en charge les factures PDF et PEPPOL dans tous les pays où l’entreprise est active, assurant la flexibilité nécessaire face aux évolutions réglementaires futures. »

Les avantages

Automatisation accrue
Les données structurées PEPPOL combinées à des règles d’affectation intelligentes permettent la comptabilisation automatique des factures entièrement reconnues directement dans SAP Business ByDesign, sans intervention de l’équipe finance.

Précision améliorée
L’intégration directe entre le SIM et SAP Business ByDesign garantit que les factures traitées sont correctement comptabilisées dans l’ERP. La gestion des erreurs et la détection des doublons renforcent la sécurité.

Gain de temps pour la finance
La saisie manuelle, les rapprochements et les comparaisons de factures ont été fortement réduits. L’équipe finance peut désormais se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée plutôt que sur des tâches administratives.

Conformité multi-pays
La solution prend en charge les factures PEPPOL et PDF, assurant la conformité en Belgique tout en s’adaptant aux pays où PEPPOL n’est pas encore obligatoire.

Processus prêt pour l’avenir
Avec l’adoption croissante de PEPPOL en Europe, Gumption dispose désormais d’une solution évolutive capable d’accompagner les futures évolutions réglementaires sans complexifier le système.

À propos de la collaboration avec TheValueChain

« Ce qui ressort, c’est la réactivité de TheValueChain et le fait que la solution continue d’évoluer. Ce n’est pas seulement du support, c’est une innovation continue avec une véritable feuille de route. »

Benjamin Kindt, Excellence Partner Finance and Digital Transformation, Gumption Group.